Co to oznacza w praktyce
Je艣li kontrahent wystawi faktur臋 w KSeF:
- Uniwersytet 艁贸dzki otrzyma j膮 wy艂膮cznie przez KSeF,
- faktura nie trafi e-mailem ani w wersji papierowej.
Faktury wystawione w KSeF s膮 automatycznie pobierane i rejestrowane w Portalu Pracowniczym.
Kiedy KSeF nie ma zastosowania
Obowi膮zek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy:
- kontrahent贸w zagranicznych, czyli podmiot贸w, kt贸re nie maj膮 siedziby ani sta艂ego miejsca prowadzenia dzia艂alno艣ci w Polsce.
- zakup贸w dla os贸b fizycznych, kt贸re nie prowadz膮 dzia艂alno艣ci gospodarczej.
- wybranych transakcji dokumentowanych biletami jednorazowymi, m.in.:
- przejazd贸w autostradami p艂atnymi,
- transportu kolejowego, autobusowego, lotniczego, morskiego i promowego. - us艂ug zwolnionych z VAT, w szczeg贸lno艣ci:
- transakcji dotycz膮cych walut i instrument贸w finansowych,
- us艂ug bankowych (np. rachunki, depozyty, kredyty, po偶yczki, gwarancje),
- us艂ug ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych.
W tych przypadkach faktury nadal mog膮 by膰 wystawiane elektronicznie lub papierowo.
Wyj膮tki od KSeF do ko艅ca 2026 r.
Do 31 grudnia 2026 r. kontrahent nie musi wystawia膰 faktury w KSeF, je偶eli sprzeda偶 jest rozliczana przy u偶yciu kasy i zachodzi jedna z poni偶szych sytuacji:
- sprzeda偶 o niskiej warto艣ci 鈥� je艣li 艂膮czna warto艣膰 sprzeda偶y w danym miesi膮cu nie przekracza 10 000 z艂 brutto, kontrahent mo偶e wystawi膰 faktur臋 elektroniczn膮 lub papierow膮 zamiast faktury w KSeF.
- paragony jako faktury uproszczone 鈥� je艣li zakup jest udokumentowany paragonem do 450 z艂, kt贸ry prawo uznaje za faktur臋 uproszczon膮, to faktura w KSeF nie powstaje.
Co ka偶da osoba zatrudniona w U艁 musi zrobi膰 przy zakupach
Przy ka偶dym zakupie towar贸w lub us艂ug prosimy o:
- podanie kontrahentowi numeru NIP Uniwersytetu 艁贸dzkiego: 724 000 32 43
- poproszenie kontrahenta, aby na fakturze wystawionej w KSeF wpisa艂:
- nazw臋 jednostki U艁, dla kt贸rej realizowany jest zakup,
- imi臋 i nazwisko osoby dokonuj膮cej zakupu.
Dzi臋ki tym informacjom faktury trafi膮 bezpo艣rednio do w艂a艣ciwej jednostki, bez op贸藕nie艅.
Dlaczego to jest wa偶ne
Je艣li faktury nie da si臋 jednoznacznie przypisa膰 do jednostki:
- dokument trafi do dodatkowej identyfikacji,
- mo偶e to op贸藕ni膰 procedowanie i p艂atno艣膰,
- proces ten obci膮偶a dodatkow膮 prac膮 wiele os贸b.
Dlatego bardzo prosimy o prawid艂owe opisywanie faktur.
Osoby kontaktowe do spraw faktur z KSeF
Prosimy jednostki organizacyjne Uniwersytetu 艁贸dzkiego o niezw艂oczne przekazanie na adres e-mail: kwestorul@uni.lodz.pl listy os贸b, z kt贸rymi Kancelaria G艂贸wna U艁 b臋dzie mog艂a si臋 kontaktowa膰 w sprawach zwi膮zanych z identyfikacj膮 faktur z KSeF.
Lista powinna zawiera膰:
- imi臋 i nazwisko,
- numer telefonu,
- s艂u偶bowy adres e-mail.
Materia艂: Centrum Ksi臋gowo艣ci U艁
Redakcja: Centrum Komunikacji Marki U艁